Von Kathleen Parker
Geschäftsführerin, Dolmetscherin, Coach
Red Tape Translation
Ausländerbehörde, Landesamt für Einwanderung, Ausländeramt, Kreisverwaltungsreferat, Einwanderungsbehörde. Wie auch immer er regional heißt, es ist ein Ort, der Einwanderer:innen in ihren Träumen verfolgt. Vor elf Jahren habe ich es mir zum Ziel gemacht, die Geheimnisse dieser verwirrenden Institution zu lüften. Auf dem Weg dorthin gründete ich eine kleine Beratungsagentur, die englischsprachigen Einwander:innen hilft, ihren Weg durch den Nebel der deutschen Bürokratie zu finden. In diesem Text habe ich einige wichtige Dinge zusammengetragen, die für die Vorbereitung auf einen Termin zur Erteilung einer Aufenthaltserlaubnis für eine freiberufliche Tätigkeit wichtig sind.
In den meisten deutschen Städten ist es nicht mehr möglich, ohne Termin zur Einwanderungsbehörde zu gehen. Die Corona-Pandemie beendete 2020 so gut wie überall die Möglichkeit, sich einfach am frühen Morgen anzustellen und eine Wartenummer zu ziehen – und der Krieg gegen die Ukraine 2022 besiegelte das endgültige Ende dieser Praxis. In ganz Deutschland leiden die Behörden nun unter erheblichen Verspätungen und Personalknappheit. Höchstwahrscheinlich werdet Ihr am Eingang von eine:r Sicherheitsbeamt:in empfangen und könnt ohne eine gültige Buchungsbestätigung nicht passieren.
Wie Ihr genau vorgeht, um einen Termin bei der örtlichen Einwanderungsbehörde zu bekommen, hängt davon ab, wo Ihr lebt. Fest steht jedoch, dass Ihr Euch an die Behörde der Stadt wenden müsst, in der Ihr Euren Wohnsitz angemeldet habt.
Eine weitere, weniger bekannte Wahrheit ist, dass Ihr Euren Antrag auch jederzeit schriftlich stellen könnt. Das heißt, dass Ihr Euren Antrag per Post (und/oder E-Mail) direkt an die Einwanderungsbehörde Eures Wohnorts schicken oder das Online-Portal der Stadt nutzen könnt, um Eure Unterlagen sicher hochzuladen. In vielen Städten in Deutschland, z. B. in Stuttgart, Hamburg und Nürnberg, ist dies die Regel. Ihr werdet erst dann zu einem Termin eingeladen, wenn der bzw. die Sachbearbeiter:in überzeugt ist, dass der Antrag genehmigt wird. Auch das Berliner Landesamt für Einwanderung kann so arbeiten, macht es aber nicht deutlich.
Einen Termin in Berlin buchen
Ihr könnt zwar einfach einen schriftlichen Antrag stellen und auf eine Einladung zu einem Termin warten, aber diese Möglichkeit wird auf der Website der Berliner Einwanderungsbehörde nirgends erwähnt. Stattdessen werdet Ihr auf der Website des Berliner Landesamts für Einwanderung sanft, aber bestimmt aufgefordert, einen Termin online zu buchen.
Das ist leichter gesagt als getan. Die Suche nach freien Terminen im Berliner Terminbuchungssystem hat sich zu einer komplexen Kunstform entwickelt. Meistens erscheint auf der Website ein roter Streifen, der besagt, dass keine Termine verfügbar sind und Ihr es später noch einmal versuchen solltet.
Auf der Website wird behauptet, dass regelmäßig neue Termine auf die Website gestellt werden. Dennoch kann das erneute Laden der Berliner Terminbuchungsseite zur Besessenheit werden. Wochen und Monate können vergehen, und der unerbittliche rote Streifen kann Euch schließlich die Netzhaut verbrennen.
Wenn die Glücksfee eines Tages auf Eurer Seite ist, wird es so ablaufen (siehe Video).
Wenn Ihr nach mehreren Tagen, Wochen oder Monaten erfolglos bleibt, habt Ihr folgende Möglichkeiten:
Diese dritte Möglichkeit ist sinnvoll und wird dennoch nur von wenigen Antragsteller:innen wahrgenommen. Wenn Ihr das Recht habt, von Deutschland aus eine langfristige Aufenthaltserlaubnis zu beantragen, dann habt Ihr das Recht, dies schriftlich zu tun. Wenn Ihr einen schriftlichen Antrag von Deutschland aus stellt und Euer Aufenthalt in Deutschland zum Zeitpunkt der Antragstellung legal ist, könnt Ihr bis zur Entscheidung im Land bleiben. Das gilt nicht nur in Berlin, sondern in ganz Deutschland.
Hier steht es im Aufenthaltsgesetz: Paragraf 81, Absatz 3.
Drei sehr wichtige Punkte:
Einen Termin in anderen Städten buchen
Frankfurt verfügt über ein Online-Buchungssystem mit aktuellen Terminen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung verfügbar sind. Ihr müsst keine Dokumente im Voraus hochladen, aber Ihr müsst Eure E-Mail-Adresse innerhalb einer Stunde nach der Buchung verifizieren, um den Termin zu bestätigen.
Hamburg verfügt über ein Online-Portal, auf dem Ihr Eure persönlichen Daten eingebt, Eure Dokumente hochladen und auf eine Einladung zu einem Termin warten könnt.
Das Münchner Online-Portal ist etwas komplizierter, aber zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels könnt Ihr über diesen Link einen Termin für eine Aufenthaltserlaubnis für eine freiberufliche Tätigkeit buchen. Ihr füllt online ein Formular aus, reicht es elektronisch ein und wartet auf eine E-Mail, in der Ihr entweder um weitere Unterlagen gebeten werdet oder eine Einladung zu einem Termin erhaltet.
Stuttgart bittet Antragsstellende, per E-Mail oder telefonisch mitzuteilen, was benötigt wird. Ich würde empfehlen, einen vollständigen Antrag auf diese Weise einzureichen. Welche E-Mail-Adresse benutzt werden muss, hängt vom ersten Buchstaben des Nachnamens ab.
Wenn Ihr Euch in Nürnberg als Freiberufler:in bewerbt, legt ein „Mein Nürnberg"-Konto an und reicht alles online ein. Die Wartezeiten für einen Termin sind allerdings recht hoch – 6 bis 8 Monate (Stand: Anfang 2023).
In anderen Städten könnt Ihr auf der Website der örtlich zuständigen Einwanderungsbehörde nachsehen und mit einem Google Translate-Plugin herausfinden, wie das Prozedere funktioniert. Oder... schickt den Antrag per Post/E-Mail und wartet auf eine Rückmeldung.
Seid pünktlich
Wenn Ihr die Behörde zum ersten Mal betreten, erscheint sie oft wie ein Labyrinth. Es kann sein, dass die Sicherheitskontrolle 10 Minuten dauert. Es kann sein, dass Ihr fünf Stockwerke hinaufgehen und im Kreis gehen müsst, bis Ihr das richtige Wartezimmer findet. Denkt also an all das, wenn Ihr den Termin vorbereitet.
Seid um alles in der Welt nicht zu spät. In den meisten Städten wird Euch eine Wartenummer zugeteilt, die auf einer Tafel aufleuchtet und Euch zu einem bestimmten Raum führt. Wenn Ihr nicht pünktlich erscheint, wird man sich ohne Umschweife der bzw. dem nächste:n Kund:in zuwenden.
Die Dolmetscher:innen von Red Tape haben ein Verfahren, das in Berlin und München bei Verspätungen manchmal funktioniert. Wenn die Wartenummer aufgerufen wird, bevor der bzw. die Antragsteller:in eintrifft, klopfen wir an die Tür und überreden die Sachbearbeiter:in, die Nummer in 15 bis 20 Minuten erneut aufzurufen. Das funktioniert in der Regel... aber verspätet Euch trotzdem nicht.
Fun fact: Die meisten Kund:innen, die uns anrufen, um uns mitzuteilen, dass sie zu spät zu ihrem Termin in der Einwanderungsbehörde kommen, stecken mit dem Taxi im Stau fest.
Vollständigen Antrag einreichen
Wenn Ihr als Künstler:in einen Antrag auf eine Aufenthaltserlaubnis für eine freiberufliche Tätigkeit stellt, sieht ein vollständiger Antrag folgendermaßen aus (diese Liste basiert auf den Anforderungen in Berlin und kann je nach dem Wohnort variieren):
Wenn eines dieser Dokumente fehlt, kann es natürlich sein, dass an diesem Tag keine positive Entscheidung getroffen werden kann. Auch wenn Euer Antrag vollständig ist, kann es sein, dass der bzw. die Sachbearbeiter:in noch etwas sehen möchte, was Ihr nicht mitgebracht haben, z. B. eine Übersetzung oder zusätzliche Nachweise über Eure Lebenssituation. Das ist zwar ärgerlich, aber nicht ungewöhnlich. Fragt immer, ob es möglich ist, ein fehlendes oder angefordertes Dokument als PDF zu senden, und lasst Euch die direkte E-Mail-Adresse der bzw. des Sachbearbeiter:in geben. In vielen Fällen kann eine positive Entscheidung getroffen werden, wenn Ihr das Dokument kurz nach dem Termin als PDF schickt.
Unterlagen auf Deutsch vorlegen
In Berlin sind die Sachbearbeiter:innen daran gewöhnt, Dokumente in englischer Sprache zu erhalten und werden dies in der Regel zähneknirschend hinnehmen. Wenn Ihr Eure Unterlagen auf Deutsch einreicht, erleichtert Ihr ihnen die Arbeit und vermeiden Missverständnisse. Wenn Ihr aus finanziellen Gründen Prioritäten setzen müsst, legt zumindest den Lebenslauf und die Absichtserklärungen auf Deutsch vor und verlasst Euch nicht auf eine maschinelle Übersetzung – weitere Informationen zu diesem Thema findet Ihr in diesem Artikel. Hochschulzeugnisse, Kontoauszüge oder Krankenversicherungsunterlagen müsst Ihr für den Antrag für eine freiberufliche Tätigkeit in Berlin in der Regel nicht übersetzen lassen.
In anderen deutschen Städten kann es riskant sein, englischsprachige Dokumente zu einem Termin mitzubringen – wenn die Sachbearbeiter:in sich nicht sicher ist, ob sie den Inhalt versteht, wird er bzw. sie Euch einfach bitten, mit einer Übersetzung zurückzukommen. Die allgemeine Regel lautet: Wenn die oder der Sachbearbeiter:in den Inhalt versteht, sollte das Dokument ohne deutsche Übersetzung akzeptiert werden. Ob sich die bzw. der zuständige Sachbearbeiter:in auch mit englischsprachigen Inhalten auskennt, ist reine Glückssache.
Offizielle Urkunden wie Heirats- und Geburtsurkunden benötigen in der Regel immer eine beglaubigte Übersetzung und manchmal auch eine beigefügte Apostille. Ihr müsst diese Dokumente aber nur selten für den Antrag auf eine Aufenthaltserlaubnis für eine freiberufliche Tätigkeit vorlegen, es sei denn, Ihr bringt Familienangehörige mit.
Deutsch sprechen (oder Dolmetscher:in mitbringen)
Wenn Ihr etwas Deutsch sprecht und Euer Fall einfach ist, könnet Ihr durchaus allein zum Termin gehen. Wenn Ihr Deutsch auf B1-Niveau sprecht, ist davon auszugehen, dass Ihr die Sprache beherrscht.
Wenn Ihr kein Deutsch sprecht, solltet Ihr eine:n Dolmetscher:in oder eine:n deutschsprachige:n Freund:in mitnehmen. Wenn Ihr keinen Freund oder keine Freundin findet, gibt es Agenturen, bei denen man Dolmetscher:innen buchen kann.
Geht niemals in eine öffentliches Behörde in Deutschland in der Erwartung, dass Ihr Euch auf Englisch oder einer anderen Sprache als Deutsch verständigen könnt. Kinder müssen in der Schule Englisch lernen, aber für viele Sachbearbeiter:innen ist das schon lange her. Wenn ein:e Sachbearbeiter:in etwas Englisch spricht, ist sie bzw. er manchmal nicht bereit, dies zu tun, weil sie oder er Angst hat, einen Fehler zu machen. Aber sie bzw. er wird sich sofort entspannen, wenn Ihr eine:n Dolmetscher:in mitgebracht habt.
Ehrlich sein
Es ist immer am besten, wenn Ihr ehrlich über Eure Situation sprecht. Der Grundsatz der Ehrlichkeit gilt insbesondere für:
Ich erwähne diese Dinge, weil ich in diesen Bereichen oft Täuschungsversuche beobachte. Wenn ich als Dolmetscherin einen Termin mit eine:r Kund:in habe und gelogen wird, habe ich natürlich keine andere Wahl, als der Sachbearbeiter:in mit meinem Pokerface die Nachricht zu übermitteln. Aber selbst, wenn man damit durchkommt, kann es einem Jahre später zum Verhängnis werden.
Flexibel sein
Es kann sein, dass die bzw. der Sachbearbeiter:in Euch um Eure Unterlagen bittet und Euch dann nach draußen schickt, um zu warten, während sie sie durchgeht. Das ist normal. Der Termin ist noch nicht vorbei, und Ihr werdet wahrscheinlich 20 bis 40 Minuten im Warteraum sitzen und dann wieder aufgerufen werden.
Auch wenn Ihr überzeugt seid, dass alles in Ordnung ist, kann es sein, dass die Aufenthaltserlaubnis nicht auf der Stelle erteilt wird. Wenn die bzw. der Sachbearbeiter:in sich nicht sicher ist, kann es sein, dass sie bzw. er den Antrag zur weiteren Prüfung an eine andere Abteilung, z. B. die Senatsverwaltung oder die Handelskammer, weiterleitet. In diesem Fall werdet Ihr keine sofortige Antwort erhalten. Das ist zwar enttäuschend, aber es kommt vor. In der Regel erfahrt Ihr innerhalb weniger Wochen per E-Mail oder Post, ob der Antrag genehmigt wurde.
Was auch immer geschieht, lasst Euch nicht beirren und versucht, nicht zu streiten oder laut zu werden. Wenn Ihr der Meinung seid, dass Ihr von einer:m Sachbearbeiter:in ungerecht behandelt werdet, bittet darum, mit einer oder einem Vorgesetzten zu sprechen, und wenn alles andere fehlschlägt, lasst Euch den Namen der bzw. des Sachbearbeiter:in geben und beschwert Euch später.
Wenn ich als Dolmetscherin der Meinung bin, dass einer:m Kund:in falsche Informationen gegeben werden, stelle ich in der Regel „unschuldige" Fragen, als ob ich die Antworten nicht wüsste, natürlich mit vorheriger Zustimmung meiner:s Kund:in. Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass Sachbearbeiter:innen viel hilfreicher auf eine Reihe von (nicht konfrontativen) Fragen reagieren, die sie zu der Erkenntnis führen, dass sie etwas übersehen oder falsche Informationen gegeben haben, als auf irgendeine Form von Vorwürfen.
Natürlich sein
Es handelt sich um eine öffentliche Behörde, die allen offensteht. Alle Menschen haben das Recht, einen Antrag zu stellen, unabhängig davon, wie sie aussehen oder wie sie gekleidet sind. Es besteht keine Notwendigkeit, sich herauszuputzen. Es ist unwahrscheinlich, dass Euer Kleidungsstil das Ergebnis des Termins beeinflussen wird. Es kommt nur darauf an, was auf dem Papier steht.
Es wird alles gut werden
Die wichtigste Erkenntnis ist die folgende: Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Euer Besuch bei der Einwanderungsbehörde schlimme Folgen haben wird. Anträge werden nicht einfach abgelehnt oder auf der Stelle verbrannt. Ihr werdet niemals direkt von der Behörde in ein Flugzeug eskortiert und nach Hause geschickt. Wenn Euch vor Ort keine Erlaubnis erteilt werden kann, gibt es in der Regel eine Lösung, die es Euch ermöglicht, in Deutschland zu bleiben, bis eine Entscheidung getroffen werden kann. Wenn Ihr vergessen habt, ein wichtiges Dokument mitzubringen, könnt Ihr es in der Regel nachreichen. Es kann sein, dass Ihr von einer:m Sachbearbeiter:in zurechtgewiesen werdet. Das ist nie lustig, aber Ihr werden immer noch die Möglichkeit haben, Fehler zu korrigieren, zusätzliche Dokumente einzureichen oder zu warten, bis bestimmte Bedingungen erfüllt sind, bevor über den Antrag endgültig entschieden wird.
Viel Glück, liebe Einwanderin, lieber Einwanderer!