Auf dieser Seite sind einige wichtige Hinweise zusammen gefasst, die Hilfestellung auf dem Weg von der Projektidee über die Auswahl von Fördergeber:innen, der Antragsstellung bis zur Durchführung des Projektes geben sollen. Selbstverständlich ist jedes Projekt anders, jeder Antrag individuell und jede:r hat eine eigene Art und Weise zu arbeiten. Insofern sind die Tipps lediglich als Hilfestellung gedacht, häufig gemachte Fehler werden genannt und Hinweise aufgeführt.

Der Text bezieht sich auf Antragstellung für Kulturförderung im allgemeinen Sinne. Welche Spezifika bei der Mobilitätsförderung beachtet werden müssen, kann hier nachgelesen werden.

In Vorbereitung auf Anträge ist es sinnvoll, das eigene Projekte bzw. die Projektidee zu spezifizieren und sich selbst bestimmte Fragen zu beantworten, um dem Projekt eine Kontur zu geben, die einem bei der Umsetzung helfen wird. Je klarer das Projekt definiert und strukturiert ist, desto einfacher ist seine Umsetzung.

Wichtige Fragen, die man sich stellen sollte:

• Was genau ist der Inhalt des Projekts, was ist das Alleinstellungsmerkmal? Dieser Punkt macht später den Kern der Projektbeschreibung aus.
• Wann soll es stattfinden? Ab wann soll mit der Umsetzung begonnen werden? Besonders die zweite Frage ist relevant für die Antragsstellung: Bei einer Förderung können nur Gelder abgerechnet werden, die innerhalb des festgesetzten Bewilligungszeitraums ausgegeben werden.
• Warum ist das Projekt relevant? Oder anders gefragt: Warum ist mein Projekt förderungswürdig? Die Relevanz für den Fördergeber muss hier klar ersichtlich werden.
• Wer ist die Zielgruppe? Eine genaue Beschreibung der direkten und indirekten Zielgruppen ist für einen erfolgreichen Antrag wichtig.
• Wer ist an dem Projekt beteiligt? Dazu gehören direkt Beteiligte (Künstler:innen, Projektleiter:innen, Techniker:innen, Ausstatter:innen etc. ebenso wie ggf. Vereine, Initiativen) und weitere Partner:innen, die das Projekt in irgendeiner Weise unterstützen.
• Wer ist Antragsteller? Bei vielen Fördergebern können keine natürlichen Personen Anträge stellen, sondern nur Vereine oder Institutionen, oftmals ist Gemeinnützigkeit eine Voraussetzung.
• In welcher Form soll das Projekt stattfinden? Was sind die konkreten Formate, Methoden und Vorgehensweisen, wie wird ggf. der Erfolg gemessen?
• Wo soll das Projekt stattfinden? Gibt es bereits einen Ort, der sicher zugesagt ist? Was sind die voraussichtlichen Kosten?
• Und natürlich die entscheidende Frage: Wieviel kostet das Projekt und wie soll es finanziert werden? Gibt es Eigenmittel, gibt es Ressourcen, die zur Verfügung stehen (Personal, Arbeitsräume, Fahrzeuge, Material)? Ist mit Einnahmen zu rechnen, wenn ja in welcher Höhe? Daraus ergibt sich die benötigte Fördersumme.

Hat man diese Fragen geklärt, folgt die Auswahl möglicher Fördergeber.

Es gibt grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung kultureller Projekte und oft werden unterschiedliche Fördertöpfe miteinander kombiniert. Dazu gehören mögliche Einnahmen (etwa aus Ticket- oder Katalogverkäufen oder aus dem Verkauf von Merchandisingprodukten), Sponsoring durch Unternehmen oder Crowdfunding. Da diese Quellen oftmals nicht ausreichen oder für ein bestimmtes Projekt nicht in Frage kommen, ist eine Kulturförderung von öffentlicher Stelle (EU, Bund, Land, Bezirk) oder aus privaten Stiftungen vonnöten.

Wie wählt man aus, wo man einen Antrag einreicht? Hierzu ist erstmal eine genaue Recherche nötig, um Förderprogramme zu finden, die zur Projektidee passen. Es gibt zahlreiche Datenbanken, die bei der Recherche helfen können (s. die Übersicht bei touring artists hier). Aber auch Gespräche mit Kollegen und Kolleginnen, Vereinen oder Beratungsstellen können weiterhelfen. Denn damit ein Antrag Aussicht auf Erfolg hat, ist die zielgenaue Auswahl besonders wichtig. Wenn ein Förderprogramm oder eine Stiftung dem Projekt entspricht (bezüglich der Art des Projektes, der Sparte, der Höhe der Fördersumme etc.), steht die genaue Lektüre der Förderrichtlinien und des Zwecks der Förderung an: Jeder Antrag wird auf die Relevanz des Projektvorschlags in Bezug auf den Förderschwerpunkt bzw. die Förderrichtlinien der jeweiligen Stiftung oder des Förderprogramms überprüft und bewertet. Deshalb ist es wichtig, vor der Antragstellung die relevanten Hintergrundpapiere und Förderrichtlinien zu recherchieren und zu lesen und ggf. entsprechende Schwerpunkte in der Beschreibung des eigenen Projektes deutlich zu machen. Vor allem bei der Beantragung öffentlicher Fördermittel ist es wichtig, die kulturpolitischen Ziele zu kennen und mit dem geplanten Projekt einen Beitrag zu diesen Zielen zu leisten.

Viele Fördergeber bieten an, vor einem Antrag für Fragen zur Verfügung zu stehen. Es ist sinnvoll, zeitig den Kontakt zu der fördernden Institution aufzunehmen, um offene Fragen zu klären oder um „einfach nur“ Präsenz zu zeigen.

Ein wichtiger Punkt: Für die meisten Anträge gelten fixe Einreichfristen und daran gebundene Termine für den frühestmöglichen Projektstart: Es ist darauf zu achten, dass das eigene Projekt mit diesem Zeitrahmen kompatibel ist!

Grundsätzlich muss nicht das gesamte benötigte Geld bei einer Stelle beantragt werden, der Betrag kann auf mehrere Geldgeber „verteilt“ werden. Dies ist meist sogar Voraussetzung und sollte auf jeden Fall in jedem Antrag genau kommuniziert werden. Eine doppelte Beantragung derselben Mittel ist in den meisten Fällen nicht zulässig, eine Doppelfinanzierung ist ausgeschlossen.

Ist die Auswahl getroffen, folgt der aufwändige Teil der Antragstellung.

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Die Antragstellung ist oft mit viel Arbeit verbunden und erfordert an vielen Stellen Präzision. Hier soll ein Überblick über die wichtigsten Bestandteile eines Förderantrags gegeben werden.

Das Stellen eines Förderantrags ist in allen Sparten und bei allen Fördergebern ähnlich. Es gibt selbstverständlich jeweils spezielle Vorgaben und Antragsformulare, bestimmte Elemente sind aber fast immer einzureichen:

• Projektbeschreibung (in Kurzform sowie ausführlich)
• Kosten- und Finanzierungsplan
• Zeitplan
• Biografien der Beteiligten
• Dokumentation vorangegangener Projekte
• ggf. Bescheinigungen von Kooperationspartner:innen oder wichtigen Beteiligten über die Teilnahme am Projekt
• ggf. Bescheinigung über den Status des Projektträgers/Antragstellers (bei Vereinen z.B. die Satzung, ggf. der Freistellungsbescheid über die Gemeinnützigkeit)

Projektbeschreibung

Die Beschreibung des Projektes bildet den Kern jeden Antrags. In den meisten Fällen wird eine Kurzform (z.B. 2000 Zeichen) sowie eine längere Beschreibung verlangt. Bei letzterer gibt es oft die Möglichkeit, Skizzen, Fotos o.ä. anzufügen, um das Projekt anschaulicher zu machen.

Der Text sollte (auch in der Kurzfassung) präzise folgende Fragen beantworten: Wer macht was, wie und mit wem, für wen und warum. Als Grundlage können die oben beschriebenen konkreten Fragen dienen.

Die Entscheidenden müssen in den meisten Fällen sehr viele Anträge lesen. Daher sollte eine gute Balance zwischen einer klaren und deutlichen Sprache und einer emotionalen, die künstlerischen Hintergründe beleuchtenden Darstellung gefunden werden.

Ein wichtiger Tipp: Den fertigen Text sollte man von einer externen Person auf Stringenz und Logik prüfen lassen. Wenn man wochen- oder monatelang daran arbeitet, ein Projekt zu entwickeln, kann man hierfür den Blick verlieren.

Der Kosten- und Finanzierungsplan

Im Kosten- und Finanzierungsplan müssen alle Kosten (nicht nur die beantragte Fördersumme) und alle Einnahmen, Eigenmittel, weitere Mittel sowie (in den meisten Fällen) geldwerte Eigenleistungen (Mieten, Personal, Equipment etc.) aufgeführt werden. Dabei muss deutlich werden, welche Kosten bei welcher Institution beantragt werden.

Die einzelnen Kosten sollten aufgeteilt werden in Personalkosten (Lohnkosten, Honorarkosten etc.) und Sachkosten.

Mögliche Posten bei den Sachkosten können sein:

• Reisekosten (Flug /Bahn/Auto, Übernachtung, Verpflegung)
• Druckkosten (Flyer, Programm)
• Kommunikation (Porto, Telefon)
• Website (Design, Programmierung)
• Raummiete
• Transport (Miete, Benzin)
• Bürobedarf
• Materialkosten
• Anschaffungen/Investitionen (hier sind Abschreibungsregeln zu beachten)
• Sonstiges

Bei den Einnahmen sind z. B. möglich:

• Eigenmittel
• Spenden
• Einnahmen aus Ticketverkauf
• Teilnahmegebühren (Seminare)
• Öffentliche Gelder (aus Antragsstellung bei EU, Bund, Land, Kommune)
• Andere Mittel (Stiftungen)
• Sponsoring
• Sachmittel

Wichtiger Hinweis: Die meisten Zuwendungen sind zweckgebunden und müssen dem Kostenplan entsprechend verwendet werden. Eine genaue Abrechnung mit der Aufstellung aller tatsächlich angefallenen Kosten wird erwartet und muss mit Quittungen belegbar sein (Verwendungsnachweis). Dies sollte bereits bei der Aufstellung des Kosten- und Finanzierungsplans bedacht werden.

Zeitplan

Der Zeitplan sollte realistisch aufgestellt sein, da die Ausgaben je nach Fördergeber nur in bestimmten Zeiträumen getätigt werden dürfen. An diese Vorgaben muss sich zunächst gehalten werden. Zu beachten: Der Projektbeginn darf meist nicht vor der Entscheidung des Fördergebers liegen. Manchmal sind Abweichungen nach Absprache möglich, sollten aber vermieden werden.

Eine Gliederung der einzelnen Projektphasen in Vorbereitung, Durchführung und Evaluation sollte vorgenommen werden.

Biografien der Beteiligten

Meist legt man einem Antrag Kurzbiografien der Projektteilnehmer:innen bei, die die berufliche Erfahrung bzw. den künstlerischen Werdegang und abgeschlossene Projekte widerspiegeln. Diese sollten informativ, aber nicht zu lang sein.

Dokumentation vorangegangener Projekte

Die Dokumentation der bisherigen eigenen Arbeit dient auch als „Qualifizierungsnachweis" gegenüber dem Fördergeber. Hierfür können z.B. Zeitungsartikel, Programmhefte, Flyer o.Ä. verwendet werden.

Bescheinigungen von Kooperationspartnern und Kooperationspartnerinnen oder wichtigen Beteiligten über die Teilnahme an dem Projekt

Bestätigungen von wichtigen Partnern oder Partnerinnen (etwa in Form eines kurzen Briefes) sollten Anträgen beigelegt werden, da man damit eine gewisse Professionalität vermittelt, und deutlich macht, dass vorab geprüft wurde, ob Partner:innen mitwirken (wollen) und Zeit haben.

Formalien

Bei der Antragstellung müssen formale Vorgaben unbedingt beachtet werden, die der potentielle Geldgeber vorgibt. Dazu gehören:

• Das richtige (aktuelle!) Antragsformular verwenden.
• Die Deadline zur Einreichung beachten.
• Die Unterlagen für den Antrag müssen vollständig eingereicht werden.
• Die richtige Person (die oder der Antragsteller:in bzw. der oder die rechtliche Vertreter:in des Antragsstellers) muss den Antrag unterschreiben.
• Die Art der Einreichung (per Post, per E-Mail oder beides) muss eingehalten werden.

Immer wieder scheitern Anträge an formalen Fehlern, die sich vermeiden ließen. Jeder Stifter oder Geldgeber veröffentlicht die Antragsbedingungen und beantwortet auch telefonische und schriftliche Fragen, wenn diese rechtzeitig gestellt werden.

Kreativ Kultur Berlin hat Muster und Vorlagen für die Planung von Kulturprojekten erstellt:

• Muster Finanzierungsplan Musikfestival
• Muster für Arbeitsverträge und Gesellschaftverträge im Bereich Kultur- und Kreativwirtschaft
• Mustervertrag Ausstellungsvergütung von Bildenden Künstlern oder Künstlerinnen
• Vorlage Kosten- und Finanzierungsplan Theater
• Vorlage Kosten- und Finanzierungsplan Ausstellung

Ist der Förderantrag erfolgreich angenommen, stellt sich die Frage nach der Durchführung und Abrechnung.

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Ist der Antrag geglückt und die Finanzierung steht? Wunderbar! Doch auch jetzt sind einige Punkte zu beachten, um einen problemlosen Ablauf des Projektes, die korrekte Abrechnung der Gelder und zufriedene Fördermittelgeber zu gewährleisten.

Erster Punkt sollte das Herunterladen aller wichtigen Dokumente der Fördergeber zu den Abläufen und den „do´s and dont’s" der Förderung sein sowie das eingängige Studieren dieser Unterlagen – und zwar bevor man jegliche Ausgaben tätigt.

Bei öffentlichen Förderungen gibt es einen Zuwendungsbescheid, der genau festlegt, wie und wann die Gelder an den oder die Antragsteller:in fließen, wie und wann sie ausgegeben werden dürfen und was dabei zu beachten ist (z.B. das Einholen mehrerer Vergleichsangebote ab einem bestimmten Betrag usw.).

Weitere Schritte sind:

• ggf. Eröffnung eines Kontos zum Abrufen der Gelder.
• Aufsetzen von Verträgen mit den beteiligten Projektmitarbeitern und Projektmitarbeiterinnen, Kooperationspartnern und Kooperationspartnerinnen etc. (zum Beispiel auf Mindesthonorare/-lohn achten).
• Abstimmung der Zahlungsmodi mit den Kooperationspartnern und Kooperationspartnerinnen und den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen.
• wenn nötig, Berichtigung des Finanzplanes  in Abstimmung mit den Geldgebern.
• Suche von Arbeitsräumen und Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, wenn noch nicht vorhanden.
• Feinabstimmung mit Veranstaltungsräumen/Partnern und Partnerinnen für die Veranstaltung.
• Konkretisierung des Zeitplans, Disposition der Beteiligten, Aufstellung eines Zeitplanes für die Vorbereitung und die Projektdurchführung.
• ggf. Abstimmung, wer wann Ausgaben tätigen darf und in welcher Höhe. Dies muss sehr genau festgelegt werden, die Projektleitung muss zu jedem Zeitpunkt die Übersicht über die Ausgaben haben und alle Belege müssen zentral bei einer verantwortlichen Person (meist Projektleitung) zusammenlaufen.
• Die Bestimmungen zur Nennung der Geldgeber (Logos auf Drucksachen etc.) sind genauestens einzuhalten.

Bei allen Unsicherheiten – sei es zu Finanzfragen, Zeitplänen, Projektstatus usw. – sollte rechtzeitig das Gespräch mit den Fördergebern gesucht werden, um Fehler und Konflikte zu vermeiden!

Zum Ende eines Projektes sollte eine umfassende Dokumentation des Geschehenen erstellt werden, sowohl für die Geldgeber (ggf. sind Vorgaben zu beachten!), als auch für einen selbst, da man eine Menge mitnimmt für zukünftige Projekte.

Wichtig ist dabei der Verwendungsnachweis, also die finale Abrechnung der Gelder mit dem oder den Fördergeber/n. Dieser beinhaltet eine Aufstellung des finalen Budgets mit Einnahmen und Ausgaben inkl. aller Belege, einen schriftlichen Sachbericht über den Ablauf, die Höhen und Tiefen des Projektes (speziell auf Budgetveränderungen muss an dieser Stelle eingegangen werden) und die Dokumentation des Projektes mit Hilfe von Programmheften, Flyern, Plakaten und Presseberichten.

Zudem sollte eine zahlenmäßige Aufstellung dazu gehören (soweit für das Projekt sinnvoll), über die Anzahl der Veranstaltungen, Anzahl der Besucher:innen usw. Diese können auch zur „Messung des Erfolgs“ im Sinne einer oft erforderlichen Erfolgskontrolle genutzt werden.

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