Hinweis
Oft werden zwei Regelungen bezüglich des Umgangs mit Reisekosten durcheinandergebracht. Dabei handelt es sich zum einen um die Regelungen des Bundesreisekostengesetztes, die zur Anwendung kommen, wenn Reisen mit Förderungen des Bundes finanziert werden (weitere Infos hier). Zum anderen geht es um die Möglichkeit, beruflich veranlasste Reisekosten von der Steuer abzusetzen. Hierbei gelten jeweils unterschiedliche Regelungen, unterschiedliche Höchstsätze, die angewendet werden können, etc.
Im Folgenden geht es um: Reisekosten und steuerliche Absetzbarkeit.
Berufliches Reisen ist immer mit zusätzlichen Kosten verbunden. Selbstständige Künstler:innen und Kreative, die mobil tätig sind, müssen die entstehenden Reisekosten immer mit einkalkulieren. Trägt der oder die Künstler:in oder Kreative die Reisekosten selbst, hat er oder sie die Möglichkeit, die angefallenen Kosten steuerlich geltend zu machen, also abzusetzen. Voraussetzung ist, dass die Reisekosten „durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ entstanden sind (Richtlinie R 9.4 zu § 9 EStG). Auswärtstätigkeit wird dabei definiert als die gleichzeitige, vorübergehende Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte(n). Für Selbstständige gilt: Reisekosten werden als Betriebsausgaben in der Steuererklärung angegeben.
Die steuerlich absetzbaren Reisekosten umfassen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
Fahrtkosten
Unter Fahrtkosten sind die Aufwendungen der Hin- und Rückfahrt sowie Fahrten am Zielort zu verstehen. Die Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (wie Flugzeug, Bahn, Schiff und Nahverkehr) oder eines Mietwagens können in ihrer tatsächlichen Höhe steuerlich geltend gemacht werden.
Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeuges ist die Art der Abrechnung von der Höhe des geschäftlichen Nutzungsanteils abhängig:
Wird das Fahrzeug weniger als 50 % beruflich genutzt und ist damit sogenanntes notwendiges Privatvermögen, gibt es zwei Möglichkeiten der Abrechnung: Die Fahrtkosten können entweder mit einem pauschalen Kilometersatz (festgesetzt durch das Bundesfinanzministerium) oder mit einem individuellen Kilometersatz ermittelt werden. Bei letzterem werden die jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeuges mitberücksichtigt und die beruflich zurückgelegten Fahrkilometer durch eine glaubhafte Aufzeichnung (bspw. anhand eines Fahrtenbuches) nachgewiesen. Auch wenn der oder die Künstler:in oder Kreative nicht Eigentümer:in des Fahrzeuges ist, sondern bspw. der oder die Partner:in, sind diese Abrechnungsvarianten möglich.
Wird das Fahrzeug jedoch mehr als 50 % beruflich genutzt und ist der oder die Künstler:in oder Kreative außerdem Eigentümer:in des Fahrzeuges, gelten andere Regelungen, da es sich um sogenanntes notwendiges Betriebsvermögen handelt. Hierbei werden sämtliche Kraftfahrzeugkosten von dem oder der Künstler:in oder Kreativen als gewinnmindernde Betriebsausgaben in der Gewinnermittlung erfasst. Der private, steuerlich nicht absetzbare Nutzungsanteil muss als gewinnerhöhender Korrektivposten berücksichtigt werden. Dieser kann auf zwei Wegen ermittelt werden: Entweder werden die jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeuges ermittelt und anschließend die Privatnutzung in ihrer tatsächlichen Höhe anhand eines Fahrtenbuches ausgewiesen. Oder aber man nutzt die sogenannte 1 %-Regelung. Hierbei wird die Höhe der Privatnutzung pauschal mit monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges berechnet.
Auf Reisen entstehen für gewöhnlich höhere Ausgaben für Essen und Trinken. Dieser Mehraufwand kann mittels der im Einkommensteuergesetz festgelegten pauschalen Tagegelder steuerlich geltend gemacht werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Die Anwendung dieser Pauschbeträge ist dabei zwingend; die tatsächlichen Kosten sind nicht abrechenbar. Die Höhe des Tagegeldes hängt zum einen von der Dauer der Reise (Tage und Stunden) ab und zum anderen von dem Land bzw. den Ländern, die bereist werden.
Auf beruflich bedingten Reisen innerhalb Deutschlands gelten dabei seit 2014 folgende Pauschbeträge:
Abwesenheit bedeutet hier immer die gleichzeitige Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte.
Bei beruflich veranlassten Auslandsreisen gelten je nach Land, in dem die Auswärtstätigkeit stattfindet, unterschiedliche Pauschbeträge. Diese Auslandstagegelder leitet das Bundesfinanzministerium vom Bundesreisekostengesetz (BRKG) ab und aktualisiert sie jährlich. Der Pauschbetrag bestimmt sich dabei nach dem Ort, den der oder die Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für eintägige Auslandsreisen und für Rückreisetage nach Deutschland gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland. Wie bei Reisen innerhalb Deutschlands ist die Höhe des Pauschbetrages abhängig von der Abwesenheitsdauer.
Als Beispiel die geltenden Pauschbeträge für Chile und Norwegen, Stand Januar 2024:
Die aktuelle Liste der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen findet sich hier (Achtung: Die hier ebenfalls aufgeführten Pauschbeträge für Übernachtungskosten gelten nicht für Selbstständige! Siehe hierzu 'Übernachtungskosten'.)
Wichtig:
Eine selbstständige, in Deutschland arbeitende Musikerin fliegt nach Norwegen, um ein Konzert zu geben. Sie verlässt ihre Wohnung am Freitag um 7 Uhr und kehrt am Sonntag um 18 Uhr zurück. Sie berechnet die absetzbaren Verpflegungsmehraufwendungen wie folgt: 50 Euro (für Freitag, 17 Stunden Abwesenheit) + 75 Euro (für Samstag, 24 Stunden Abwesenheit) + 50 Euro (für Sonntag, 18 Stunden Abwesenheit) = 175 Euro.
Übernachtungskosten
Übernachtungskosten können Selbstständige in ihrer tatsächlichen Höhe als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen, wobei diese angemessen sein müssen. Rechnungsbelege sollten hierfür unbedingt aufbewahrt werden. Bei der steuerlichen Abrechnung ist zu beachten, dass in den Hotelkosten enthaltene Mahlzeiten von den Übernachtungskosten abgezogen werden müssen. Sind die Kosten für Mahlzeiten in der Hotelrechnung nicht gesondert aufgeführt, werden sie pauschal gekürzt: Für ein Frühstück werden 20 % des vollen Tagessatzes der geltenden Verpflegungsmehraufwendungen abgezogen, für ein Mittag- und/oder Abendessen jeweils 40 %.
Ein Bildhauer übernachtet in einem Hotel in München. Das Frühstück ist inklusive, die Kosten hierfür auf der Hotelrechnung aber nicht ausgewiesen. Der Bildhauer zieht deshalb 20 % der vollen, für Inlandsreisen geltenden Verpflegungspauschale (also 28 Euro) von den absetzbaren Hotelkosten ab, also 5,60 Euro.
Reisenebenkosten
Unter Reisenebenkosten sind verschiedenste Kosten zu verstehen, die durch beruflich veranlasste Reisen entstehen, bspw. Gebühren für Maut und Parkplätze, berufliche Telefongespräche, Gepäckaufbewahrung, Umbuchungen und Stornierungen etc. Auch diese sind steuerlich absetzbar, wenn sie mit Belegen nachgewiesen werden können.
Hinweise
Hinweis für die Steuererklärung
Selbstständige können ihre Reisekosten als Betriebsausgaben in der Anlage EÜR – Einnahmenüberschussrechnung und dort in Zeile 50 die Verpflegungsmehraufwendungen und in Zeile 47 („Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“) die übrigen Reisekosten angeben. Sie müssen zusätzlich in einer formlosen Gewinnermittlung aufgeschlüsselt werden.
Hinweis für Arbeitgeber:innen
Arbeitgeber:innen können übernommene Reisekosten ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten, das heißt als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen (§ 3 Nr. 16 EStG) – allerdings nur in Höhe der gesetzlich festgelegten Beträge. Belege und Unterlagen sollten unbedingt aufbewahrt werden, um Art und Dauer der Reise nachweisen zu können.